Единый защищённый доступ
Все документы и операции идут через один служебный аккаунт. Доступ централизован, ничего не разбросано по личным ящикам сотрудников.
Как юридическая фирма готовит документы клиента за 3 минуты вместо двух часов
Один бот, через который администраторы юрфирмы заводят клиентов, собирают весь пакет документов и ведут сроки вместо десятка ручных шагов в разных сервисах.
3 минПакет документов на клиента, было 2 часа
300 чЭкономия времени в месяц
$9K+Экономия расходов в месяц
150+Автоматических писем в месяц
Проблема
Документы готовятся вручную
Десяток документов на каждого клиента заполняли руками. Медленно, и одна опечатка в реквизитах означала переделку всего пакета.
Цели проекта
Убрать администрирование с пути команды
Задача была собрать систему, которая берёт на себя рутину (онбординг, документы, папки и сроки) и возвращает команду к работе с клиентами, без найма новых администраторов.
Скорость онбординга
Собрать клиента целиком за минуты: запись, документы, папки и письмо создаются автоматически из одной анкеты.
Единый стандарт
Готовые шаблоны под каждый тип клиента: реквизиты подставляются автоматически, расхождения и опечатки исключены на входе.
Меньше человеческого фактора
Статусы, папки и напоминания ведёт бот, поэтому ничего не теряется и не делается дважды.
Один интерфейс
Администратор работает из одного окна, без прыжков между сервисами и таблицами.
Решение
Один бот вместо десятка ручных шагов
KLO Ботзаводит клиентаНовый клиент. Выберите тип:
ИПКомпания
Компания
Готовлю пакет документов…
Клиент заведён14 документов готовыПапка созданаПисьмо отправлено
Готово. Следующий?
Новый клиент. Выберите тип:
Онбординг под любой тип клиента
Администратор выбирает тип клиента, а бот подтягивает данные, готовит нужный пакет документов и заводит клиента целиком за минуты.
ДоговорДоверенностьНалоговая формаЗаявлениеАнкета клиентаСогласиеДоговорДоверенностьНалоговая формаЗаявлениеАнкета клиентаСогласиеЗаявлениеАнкета клиентаСогласиеДоговорДоверенностьНалоговая формаЗаявлениеАнкета клиентаСогласиеДоговорДоверенностьНалоговая формаГенерация всего пакета документов
Договоры, доверенности, налоговые формы и заявления: весь пакет собирается по единым шаблонам с данными клиента, а часть форм бот заполняет прямо на государственных порталах.
Paszport.pdfZaświadczenie.pdfAnkieta_klienta.docx
Структура папок клиента
На каждого клиента создаётся папка с подпапками по типам документов, файлы раскладываются по местам автоматически.
GmailInstrukcja dla klienta
Dzień dobry, Anna,instrukcja.pdf+13 plików
instrukcja.pdf+13 plikówИнструкция клиенту на его языке
Готовая инструкция под тип клиента и язык уходит клиенту на почту вместе с документами, и писать письмо вручную не нужно.
Сентябрь 2026ZUS: письма ушлипнвтсрчтптсбвс
31
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15ZUS12
16
17
18
19
20PIT9
21
22
23
24
25VAT14
26
27
28
29
30Отчёт6
1
2
3
4
Напоминания и рассылки по срокам
Письма с напоминаниями о сроках уходят клиентам в нужные даты по готовым шаблонам, без ручного набора каждый раз.
В работе3
AKA. Kowalska14 док.
Отправлено2
В архиве4
Архивация и статусы
По завершении работы дело уходит в архив, а статус клиента обновляется сам: в работе → отправлено → в архиве.
На практике
Как это работает вживую
01Онбординг клиента
Клиент заведён за минуты
Администратор выбирает тип клиента, а бот подтягивает данные, готовит пакет документов, создаёт папку клиента и отправляет приветственную инструкцию на его языке. То, что занимало два часа, готово, пока клиент допивает кофе.
02Пакет документов
Весь пакет документов — автоматически
Договоры, доверенности, налоговые формы, заявления: десятки документов собираются по единым шаблонам с данными клиента. Часть форм бот заполняет прямо на государственных порталах. Ноль опечаток, ноль переделок.
03Инструкция клиенту
Инструкция уходит клиенту на его языке
Готовая инструкция собирается под тип клиента и язык и уходит клиенту на почту вместе с документами. Клиент сразу понимает, что делать дальше.
04Напоминания о сроках
Система сама напоминает о сроках
Письма с напоминаниями об оплате и отчётности уходят клиентам в нужные даты по готовым шаблонам. Никто не держит сроки в голове и не пишет их вручную.
05Завершение дела
Дело закрывается без ручной уборки
По завершении работы бот собирает документы клиента в архив, останавливает напоминания и обновляет статус, без ручной чистки таблиц и папок.
Безопасность
Данные клиентов — под замком
Юрфирма работает с чувствительными данными: реквизиты, договоры, налоговая информация. Доступ и хранение выстроены так, чтобы эти данные не утекали и не терялись.
Доступ только для команды
Пользоваться ботом могут только сотрудники из списка доступа, посторонний не зайдёт и не увидит клиентские данные.
Хранение в одном месте
Документы клиентов не покидают защищённое хранилище, а письма клиентам не содержат ссылок на внутренние системы.
Полный след действий
Каждое действие с делом фиксируется: кто создал, изменил или отправил документ. Прозрачно на случай проверки или спора.
Результаты
Экономия времени, структура данных и реальное снижение затрат
От заведения клиента до архивации вся администрация автоматизирована. Юристы вернулись к клиентам, а рутинные часы превратились в минуты.
Хронология
От анкеты до боевого запуска
Неделя 1
Неделя 1
Аудит процессов
Разобрали, как заводится клиент сегодня: какие документы готовятся руками, где живут данные и где теряется время.
Неделя 2
Неделя 2
Шаблоны и модель данных
Собрали шаблоны документов и единую анкету клиента, из которой подставляются все реквизиты. Это фундамент для генерации без ошибок.
Неделя 3–4
Неделя 3–4
Генерация документов
Автосборка договоров, доверенностей и налоговых форм, заполнение форм на государственных порталах и создание структуры папок клиента.
Неделя 5
Неделя 5
Инструкции и напоминания
Мультиязычные инструкции клиентам, напоминания о сроках и автоматическая архивация со статусами.
Неделя 6
Неделя 6
Запуск
Онбординг через бота в бою: два часа рутины на клиента превратились в минуты.
Технологии
Всё в одном рабочем контуре
Единый интерфейс, из которого администратор запускает все процессы.
Google Sheets
CRM клиентов и бухгалтерия: вся база в таблицах, статусы обновляются автоматически.
Google Drive
Папка на каждого клиента с документами по подпапкам, всё в одном месте.
Gmail
Инструкции и напоминания клиентам уходят прямо из процесса.
Python
Движок, который связывает все шаги в один автоматический процесс.
FillUp
Автозаполнение официальных форм на государственном портале.
KRS
Выгрузка данных о компаниях из государственного реестра.
Хотите так же в своём бизнесе?
Обсудим вашу задачу и покажем, как ассистент соберётся под ваши продажи.