Ein gesicherter Zugang
Alle Dokumente und Vorgänge laufen über ein einziges Dienstkonto: Der Zugriff ist zentralisiert, nichts liegt verstreut in privaten Postfächern.
Wie eine Kanzlei die Unterlagen eines Mandanten in 3 Minuten statt in zwei Stunden erstellt
Ein Bot, über den die Verwaltung der Kanzlei Mandanten anlegt, das gesamte Dokumentenpaket erstellt und Fristen führt, statt eines Dutzends manueller Schritte in verschiedenen Diensten.
3 Min.Dokumentenpaket pro Mandant, vorher 2 Stunden
300 Std.Zeitersparnis pro Monat
$9K+Kostenersparnis pro Monat
150+Automatische Mails pro Monat
Problem
Dokumente entstehen von Hand
Ein Dutzend Dokumente pro Mandant wurden manuell ausgefüllt. Langsam, und ein einziger Tippfehler in den Stammdaten bedeutete, das ganze Paket neu zu machen.
Projektziele
Die Verwaltung aus dem Weg des Teams räumen
Es ging nicht darum, weitere Verwaltungskräfte einzustellen, sondern ein System zu bauen, das die Routine übernimmt, also Onboarding, Dokumente, Ordner und Fristen, und das Team zur Arbeit mit Mandanten zurückbringt.
Geschwindigkeit im Onboarding
Einen Mandanten in Minuten vollständig anlegen: Eintrag, Dokumente, Ordner und Brief entstehen automatisch aus einem einzigen Formular.
Ein gemeinsamer Standard
Fertige Vorlagen für jeden Mandantentyp, Stammdaten werden automatisch eingesetzt, Abweichungen und Tippfehler sind am Eingang ausgeschlossen.
Weniger menschlicher Faktor
Status, Ordner und Erinnerungen führt der Bot und nicht das Gedächtnis einer Mitarbeiterin: Nichts geht verloren und nichts wird doppelt gemacht.
Eine Oberfläche
Die gesamte Verwaltung arbeitet aus einem Fenster, ohne Sprünge zwischen Diensten und Tabellen.
Lösung
Ein Bot statt eines Dutzends manueller Schritte
KLO · Botlegt einen Mandanten anNeuer Mandant. Typ wählen:
EinzelunternehmenGesellschaft
Gesellschaft
Ich stelle das Dokumentenpaket zusammen…
Mandant angelegt14 Dokumente fertigOrdner angelegtMail versendet
Fertig. Der nächste?
Neuer Mandant. Typ wählen:
Onboarding für jeden Mandantentyp
Die Verwaltungskraft wählt den Mandantentyp, der Bot holt die Daten, erstellt das passende Dokumentenpaket und legt den Mandanten in Minuten vollständig an.
Das gesamte Dokumentenpaket automatisch
Verträge, Vollmachten, Steuerformulare und Anträge: Das ganze Paket entsteht aus einheitlichen Vorlagen mit den Daten des Mandanten, und einen Teil der Formulare füllt der Bot direkt auf staatlichen Portalen aus.
Paszport.pdfZaświadczenie.pdfAnkieta_klienta.docx
Ordnerstruktur je Mandant
Für jeden Mandanten entsteht ein Ordner mit Unterordnern nach Dokumententyp, und die Dateien werden automatisch an ihren Platz sortiert.
GmailInstrukcja dla klienta
KKLO <biuro@klo.pl>an: anna.kowalska@gmail.com10:24
Dzień dobry, Anna,
instrukcja.pdf+13 plików
Anleitung in der Sprache des Mandanten
Eine fertige Anleitung passend zu Typ und Sprache geht zusammen mit den Dokumenten per Mail an den Mandanten, ohne handgeschriebenen Brief.
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Erinnerungen und Versand nach Fristen
Erinnerungsmails zu Fristen erreichen die Mandanten an den richtigen Tagen aus fertigen Vorlagen, ohne dass jedes Mal etwas getippt wird.
In Arbeit3
AKA. Kowalska14 Dok.
Versendet2
Archiviert4
Archivierung und Status
Nach Abschluss der Arbeit wandert der Fall ins Archiv und der Status des Mandanten aktualisiert sich selbst: in Arbeit, versendet, archiviert.
In der Praxis
Wie das in der Praxis aussieht
01Mandanten-Onboarding
Ein Mandant in Minuten angelegt
Die Verwaltungskraft wählt den Mandantentyp, der Bot holt die Daten, erstellt das Dokumentenpaket, legt den Mandantenordner an und schickt die Begrüßungsanleitung in dessen Sprache. Was zwei Stunden dauerte, ist fertig, bevor der Mandant seinen Kaffee ausgetrunken hat.
02Dokumentenpaket
Das gesamte Dokumentenpaket automatisch
Verträge, Vollmachten, Steuerformulare, Anträge: Dutzende Dokumente entstehen aus einheitlichen Vorlagen mit den Daten des Mandanten. Einen Teil der Formulare füllt der Bot direkt auf staatlichen Portalen aus. Null Tippfehler, null Nacharbeit.
03Anleitung für den Mandanten
Die Anleitung erreicht den Mandanten in seiner Sprache
Eine fertige Anleitung wird für Typ und Sprache zusammengestellt und geht zusammen mit den Dokumenten per Mail an den Mandanten. Er weiß sofort, was als Nächstes zu tun ist.
04Fristerinnerungen
Das System erinnert selbst an Fristen
Erinnerungsmails zu Zahlungen und Meldungen erreichen die Mandanten an den richtigen Tagen aus fertigen Vorlagen: Niemand behält Fristen im Kopf oder tippt sie von Hand.
05Abschluss des Falls
Ein Fall schließt ohne manuelles Aufräumen
Nach Abschluss der Arbeit sammelt der Bot die Dokumente des Mandanten im Archiv, stoppt die Erinnerungen und aktualisiert den Status, ohne dass Tabellen und Ordner von Hand aufgeräumt werden.
Sicherheit
Mandantendaten unter Verschluss
Eine Kanzlei arbeitet mit sensiblen Daten: Stammdaten, Verträge, Steuerinformationen. Zugriff und Ablage sind so gebaut, dass diese Daten weder abfließen noch verloren gehen.
Zugang nur für das Team
Den Bot dürfen nur Mitarbeitende von der Zugriffsliste nutzen: Außenstehende kommen nicht hinein und sehen keine Mandantendaten.
Ablage an einem Ort
Die Dokumente der Mandanten verlassen den gesicherten Speicher nicht, und Briefe an Mandanten enthalten keine Links auf interne Systeme.
Vollständige Spur aller Schritte
Jede Handlung an einem Fall wird festgehalten: wer ein Dokument erstellt, geändert oder versendet hat. Transparent im Fall einer Prüfung oder eines Streits.
Ergebnisse
Gesparte Zeit, geordnete Daten und real gesenkte Kosten
Vom Anlegen des Mandanten bis zur Archivierung ist die gesamte Verwaltung automatisiert. Die Juristinnen und Juristen sind zurück bei ihren Mandanten, und Stunden Routine wurden zu Minuten.
Verlauf
Vom Formular bis zum Produktivstart
Woche 1
Woche 1
Prozessaudit
Wir haben auseinandergenommen, wie ein Mandant heute angelegt wird: welche Dokumente von Hand entstehen, wo die Daten leben und wo die Zeit verloren geht.
Woche 2
Woche 2
Vorlagen und Datenmodell
Wir haben die Dokumentvorlagen und ein einziges Mandantenformular gebaut, aus dem alle Stammdaten eingesetzt werden: das Fundament für fehlerfreie Erstellung.
Woche 3–4
Woche 3–4
Dokumentenerstellung
Automatischer Aufbau von Verträgen, Vollmachten und Steuerformularen, Ausfüllen der Formulare auf staatlichen Portalen und Anlegen der Ordnerstruktur je Mandant.
Woche 5
Woche 5
Anleitungen und Erinnerungen
Mehrsprachige Anleitungen für Mandanten, Fristerinnerungen und automatische Archivierung mit Status.
Woche 6
Woche 6
Start
Onboarding über den Bot im Echtbetrieb: Zwei Stunden Routine pro Mandant wurden zu Minuten.
Technologie
Alles in einem Arbeitskreislauf
Die eine Oberfläche, aus der die Verwaltung alle Prozesse startet.
Google Sheets
Mandanten-CRM und Buchhaltung: die gesamte Basis in Tabellen, Status aktualisieren sich automatisch.
Google Drive
Ein Ordner je Mandant mit Dokumenten in Unterordnern, alles an einem Ort.
Gmail
Anleitungen und Erinnerungen gehen direkt aus dem Prozess an die Mandanten.
Python
Die Maschine, die alle Schritte zu einem automatischen Prozess verbindet.
FillUp
Automatisches Ausfüllen amtlicher Formulare auf dem staatlichen Portal.
KRS
Abruf von Unternehmensdaten aus dem staatlichen Register.
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