Wie eine Immobilienagentur Investoren in 5 Minuten antwortet
HubSpot Sales Hub für den Verkauf von Neubau- und Off-Plan-Immobilien an internationale Investoren: Qualifizierung, Pipeline von der Anfrage bis zur Zahlung, SLA für den Erstkontakt, automatische Übergabe SDR → AE und Reaktivierung der Datenbank in einem Fenster.
Langsame erste Antwort
Leads warteten, bis jemand frei wurde. Die Initiative ging an die Konkurrenz und das warme Interesse kühlte schon vor dem ersten Gespräch ab: bei Immobilien zählen Minuten.
Tempo und Qualität halten, während der Lead-Strom wächst
Es ging nicht darum, den Vertrieb in ein CRM zu verlegen, sondern ein System zu bauen, das mit wachsendem Strom nicht zur Kartenhalde wird, sondern Tempo und einen gemeinsamen Standard hält.
Reaktionsgeschwindigkeit
Auf jede Anfrage in Minuten statt in Stunden reagieren: mit harter Frist und Auto-Eskalation, damit kein Lead wartet.
Ein Qualifizierungsstandard
Der gleiche Datensatz zu jedem Investor, damit Abschlüsse vergleichbar sind, priorisiert werden können und ohne Nachfragen übergeben werden.
Disziplin und Transparenz
Sichtbare Fristüberschreitungen, Eskalationen und gleichmäßige Auslastung im Team: ein Prozess, den man beobachten kann, statt auf ihn zu hoffen.
Wachstum ohne Neubau
Modulare Architektur und ein Datengraph ohne Dubletten: Das System dehnt sich auf neue Märkte und Rollen aus, statt neu geschrieben zu werden.
Ein System: Tempo, Qualität und Disziplin
Drei Objekte, ein Datengraph
Contact, Deal und Property sind direkt verbunden: Investor, Abschluss und Objekt ohne Dubletten. Dokumente liegen im Abschluss, Währungen werden automatisch umgerechnet.
Pipeline von der Qualifizierung bis zur Zahlung
Sechs Stufen, von der Qualifizierung bis zu «Gewonnen / Bezahlt», mit Formeln für Provision und Verweildauer. Man sieht jederzeit, wo ein Abschluss steht und was er dort kostet.
SLA von 5 Minuten für den Erstkontakt
Die Aufgabe «Erstkontakt» hat eine Frist von 5 Minuten. Wird sie überschritten, eskaliert sie automatisch, zuerst an einen anderen SDR, dann an die Gründer. Kein verpasster Anruf geht verloren.
Automatische Übergabe SDR → AE
Round Robin verteilt Leads gleichmäßig auf die Closer, der Closer erhält den vollen Kontext sofort in Telegram und der Kunde eine warme Vorstellung. Die Qualität jeder Übergabe wird in Punkten bewertet.
überlegtReaktivierung, solange der Kunde überlegt
Ein monatlicher Regionsbericht, eine Aufgabe bei Stillstand in der Präsentation und eine automatische Rückkehr bei neuen Konditionen: Das System erinnert im Namen des Beraters an sich, nicht als Spam eines Roboters.
10 blockierende Qualifizierungsfelder
Ein Abschluss lässt sich nicht weiterschieben, solange die Schlüsselfelder leer sind. Die Daten sind immer vollständig und vergleichbar, denn die Qualität der Qualifizierung garantiert der Prozess und nicht die Disziplin einer Person.
Was in echten Szenarien passiert
Kein verpasster Anruf geht verloren
Ein Kunde ruft an und kommt nicht durch. Innerhalb von 30 Sekunden erhält er eine automatische WhatsApp-Antwort: Wir haben Ihren Anruf gesehen und melden uns in 5 bis 10 Minuten. Der Berater bekommt eine URGENT-Aufgabe mit 5 Minuten Frist. Ruft er nicht zurück, geht die Aufgabe an einen anderen SDR, fünf Minuten später eskaliert sie an die Gründer. Der Anruf löst sich nicht im Strom auf.
Der Closer erhält den Abschluss mit vollem Kontext
Sobald der SDR den Lead qualifiziert hat, geht der Abschluss automatisch an den nächsten Closer in der Reihe, ohne manuelle Verteilung. Er bekommt Name, Budget, Ziel und Notizen sofort in Telegram, der Kunde eine E-Mail: Wir haben Sie an einen Experten übergeben, er meldet sich um 15:00 Uhr. Abschlüsse über 500.000 Dollar leitet das System an einen erfahreneren Closer.
Das System lässt keinen Abschluss abkühlen
Steht ein Abschluss länger als sieben Tage in der Stufe «Präsentation», erhält der Closer die Aufgabe, ein frisches Video von der Baustelle oder ein passendes Beispiel zu schicken. Fällt der Preis oder ändert sich der Zahlungsplan, erstellt das CRM selbst die Aufgabe, mit einer persönlichen Nachricht zu denen zurückzukehren, denen es vorher zu teuer war.
Qualifizierung ohne Nachfragen
Ein eingehender Lead aus der Werbung wird automatisch zum Abschluss, Dubletten werden am Eingang abgeschnitten. Solange die blockierenden Felder, also Ziele, Budget und Rechtsstatus, leer sind, lässt sich der Abschluss nicht durch die Pipeline schieben. Am Ende hat der Closer ein vollständiges, vergleichbares Investorenprofil.
In einem einzigen Monat gebaut und gestartet
Von der Architektur bis zum Produktivstart: ein Datengraph ohne Dubletten, Disziplin bei der Antwortzeit und garantierte Qualität der Qualifizierung.
Das CRM im Zentrum aller Kanäle
WhatsApp (Wati)
Automatischer Abschluss aus einer eingehenden Nachricht, SLA-Aufgaben und Eskalationen direkt aus dem Chat.
Aircall
IP-Telefonie: Gesprächsaufzeichnungen und die gesamte Kontakthistorie in der Timeline.
Google Calendar
Beidseitige Synchronisation von Terminen sowie des Status busy und free der Berater.
DocuSign
Elektronische Vertragsunterschrift mit Tracking von Öffnungen und Unterschriften.
Currency API
Automatische Kurse für EUR, USD, AED und PLN für Budgets in mehreren Währungen.
Meta Ads
Synchronisation der Lead-Status für die Werbeoptimierung und Deduplizierung der Datenbank.
Gmail
E-Mails direkt aus dem Abschlussdatensatz senden und nachverfolgen.
Möchten Sie das auch für Ihr Business?
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