Єдиний захищений доступ
Усі документи й операції йдуть через один службовий акаунт: доступ централізований, нічого не розкидано по особистих скриньках співробітників.
Як юридична фірма готує документи клієнта за 3 хвилини замість двох годин
Один бот, через який адміністратори юрфірми заводять клієнтів, збирають весь пакет документів і ведуть строки, замість десятка ручних кроків у різних сервісах.
3 хвПакет документів на клієнта, було 2 години
300 годЕкономія часу на місяць
$9K+Економія витрат на місяць
150+Автоматичних листів на місяць
Проблема
Документи готуються вручну
Десяток документів на кожного клієнта заповнювали руками. Повільно, і одна помилка в реквізитах означала переробку всього пакета.
Цілі проєкту
Прибрати адміністрування зі шляху команди
Завдання було не найняти ще адміністраторів, а зібрати систему, яка бере на себе рутину, тобто онбординг, документи, теки та строки, і повертає команду до роботи з клієнтами.
Швидкість онбордингу
Зібрати клієнта цілком за хвилини: запис, документи, теки й лист створюються автоматично з однієї анкети.
Єдиний стандарт
Готові шаблони під кожен тип клієнта, реквізити підставляються автоматично, розбіжності й помилки виключені на вході.
Менше людського фактора
Статуси, теки й нагадування веде бот, а не памʼять співробітника: нічого не губиться і не робиться двічі.
Один інтерфейс
Весь адміністратор працює з одного вікна, без стрибків між сервісами й таблицями.
Рішення
Один бот замість десятка ручних кроків
KLO · Ботзаводить клієнтаНовий клієнт. Оберіть тип:
ФОПКомпанія
Компанія
Готую пакет документів…
Клієнта заведено14 документів готовіТеку створеноЛист надіслано
Готово. Наступний?
Новий клієнт. Оберіть тип:
Онбординг під будь-який тип клієнта
Адміністратор обирає тип клієнта, бот підтягує дані, готує потрібний пакет документів і заводить клієнта цілком за хвилини.
Генерація всього пакета документів
Договори, довіреності, податкові форми та заяви: весь пакет збирається за єдиними шаблонами з даними клієнта, а частину форм бот заповнює просто на державних порталах.
Paszport.pdfZaświadczenie.pdfAnkieta_klienta.docx
Структура тек клієнта
На кожного клієнта створюється тека з підтеками за типами документів, файли розкладаються по місцях автоматично.
GmailInstrukcja dla klienta
KKLO <biuro@klo.pl>кому: anna.kowalska@gmail.com10:24
Dzień dobry, Anna,
instrukcja.pdf+13 plików
Інструкція клієнту його мовою
Готова інструкція під тип клієнта та мову йде клієнту на пошту разом із документами, без листа, написаного вручну.
Вересень 2026ZUS · листи пішлипнвтсрчтптсбнд
31
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15ZUS12
16
17
18
19
20PIT9
21
22
23
24
25VAT14
26
27
28
29
30Звіт6
1
2
3
4
Нагадування та розсилки за строками
Листи з нагадуваннями про строки йдуть клієнтам у потрібні дати за готовими шаблонами, без ручного набору щоразу.
В роботі3
AKA. Kowalska14 док.
Надіслано2
В архіві4
Архівація та статуси
Після завершення роботи справа йде в архів, а статус клієнта оновлюється сам: у роботі, надіслано, в архіві.
На практиці
Як це працює наживо
01Онбординг клієнта
Клієнта заведено за хвилини
Адміністратор обирає тип клієнта, бот підтягує дані, готує пакет документів, створює теку клієнта й надсилає вітальну інструкцію його мовою. Те, що займало дві години, готове, поки клієнт допиває каву.
02Пакет документів
Весь пакет документів автоматично
Договори, довіреності, податкові форми, заяви: десятки документів збираються за єдиними шаблонами з даними клієнта. Частину форм бот заповнює просто на державних порталах. Нуль помилок, нуль переробок.
03Інструкція клієнту
Інструкція йде клієнту його мовою
Готова інструкція збирається під тип клієнта та мову і йде клієнту на пошту разом із документами. Клієнт одразу розуміє, що робити далі.
04Нагадування про строки
Система сама нагадує про строки
Листи з нагадуваннями про оплату та звітність ідуть клієнтам у потрібні дати за готовими шаблонами: ніхто не тримає строки в голові й не пише їх вручну.
05Завершення справи
Справа закривається без ручного прибирання
Після завершення роботи бот збирає документи клієнта в архів, зупиняє нагадування й оновлює статус, без ручного чищення таблиць і тек.
Безпека
Дані клієнтів під замком
Юрфірма працює з чутливими даними: реквізити, договори, податкова інформація. Доступ і зберігання вибудувані так, щоб ці дані не витікали й не губилися.
Доступ лише для команди
Користуватися ботом можуть тільки співробітники зі списку доступу: сторонній не зайде й не побачить клієнтських даних.
Зберігання в одному місці
Документи клієнтів не покидають захищене сховище, а листи клієнтам не містять посилань на внутрішні системи.
Повний слід дій
Кожна дія зі справою фіксується: хто створив, змінив чи надіслав документ. Прозоро на випадок перевірки чи спору.
Результати
Економія часу, структура даних і реальне зниження витрат
Від заведення клієнта до архівації вся адміністрація автоматизована. Юристи повернулися до клієнтів, а рутинні години перетворилися на хвилини.
Хронологія
Від анкети до бойового запуску
Тиждень 1
Тиждень 1
Аудит процесів
Розібрали, як заводиться клієнт сьогодні: які документи готуються руками, де живуть дані й де губиться час.
Тиждень 2
Тиждень 2
Шаблони й модель даних
Зібрали шаблони документів і єдину анкету клієнта, з якої підставляються всі реквізити: фундамент для генерації без помилок.
Тиждень 3–4
Тиждень 3–4
Генерація документів
Автоскладання договорів, довіреностей і податкових форм, заповнення форм на державних порталах і створення структури тек клієнта.
Тиждень 5
Тиждень 5
Інструкції та нагадування
Мультимовні інструкції клієнтам, нагадування про строки й автоматична архівація зі статусами.
Тиждень 6
Тиждень 6
Запуск
Онбординг через бота в бою: дві години рутини на клієнта перетворилися на хвилини.
Технології
Усе в одному робочому контурі
Єдиний інтерфейс, з якого адміністратор запускає всі процеси.
Google Sheets
CRM клієнтів і бухгалтерія: вся база в таблицях, статуси оновлюються автоматично.
Google Drive
Тека на кожного клієнта з документами по підтеках, усе в одному місці.
Gmail
Інструкції та нагадування клієнтам ідуть просто з процесу.
Python
Рушій, який звʼязує всі кроки в один автоматичний процес.
FillUp
Автозаповнення офіційних форм на державному порталі.
KRS
Вивантаження даних про компанії з державного реєстру.
Хочете так само у своєму бізнесі?
Обговоримо вашу задачу і покажемо, як асистент збереться під ваші продажі.