Як агентство нерухомості почало відповідати інвестору за 5 хвилин

HubSpot Sales Hub під продаж первинної та off-plan нерухомості міжнародним інвесторам: кваліфікація, воронка від заявки до оплати, SLA на перший контакт, автопередача SDR → AE і підігрів бази в одному вікні.

5 хвПерша відповідь інвестору, було години

+38%Конверсія із заявки в угоду

×2Угод у роботі на менеджера

−45%Час від заявки до угоди

Проблема

Повільна перша відповідь

Ліди чекали, поки хтось звільниться. Ініціатива йшла до конкурентів, а теплий інтерес холонув ще до першої розмови: у нерухомості лік іде на хвилини.

Цілі проєкту

Тримати швидкість і якість при зростанні потоку лідів

Завдання було не просто перенести продажі в CRM, а зібрати систему, яка зі зростанням потоку не перетворюється на звалище карток, а тримає темп і єдиний стандарт.

Швидкість відповіді

Реагувати на кожну заявку за хвилини, а не години: з жорстким дедлайном і автоескалацією, щоб жоден лід не чекав.

Єдиний стандарт кваліфікації

Однаковий набір даних щодо кожного інвестора, щоб угоди були порівнюваними, пріоритезованими й готовими до передачі без перепитувань.

Дисципліна і прозорість

Видимі прострочення, ескалації та рівне навантаження між менеджерами: процес, за яким можна стежити, а не сподіватися на нього.

Масштаб без рефакторингу

Модульна архітектура та єдиний граф даних без дублів: система розширюється під нові ринки й ролі, не переписуючись заново.

Рішення

Одна система: швидкість, якість і дисципліна

Три обʼєкти, єдиний граф даних

Contact, Deal і Property повʼязані напряму: інвестор, угода та обʼєкт без дублів. Документи зберігаються всередині угоди, а валюти конвертуються автоматично.

Кваліфікація

$420K2 дн

Презентація

Перемовини

Бронь

Договір

Угода

Пайплайн від кваліфікації до оплати

Шість стадій, від кваліфікації до «Виграно / Оплачено», з формулами комісії та часу в стадії. Завжди видно, де угода і скільки вона там коштує.

0:00SLA

SDR0–5 хв

SDR #2через 5 хв

Foundersчерез 10 хв

SLA 5 хвилин на перший контакт

Дедлайн на задачу «Первинний контакт» становить 5 хвилин. Прострочення йде в автоескалацію: спершу іншому SDR, потім фаундерам. Жоден пропущений дзвінок не губиться.

Round Robin

AEпорівну

Автопередача SDR → AE

Round Robin ділить ліди між клоузерами порівну, клоузер миттєво отримує весь контекст у Telegram, а клієнт тепле інтро. Якість кожної передачі рахується в балах.

думає

Звіт по регіону

Нагадати про угоду

Ціна знизилася

Підігрів бази, поки клієнт думає

Щомісячний звіт по регіону, задача при застої на презентації та автоповернення за нових умов: система сама нагадує про себе від імені менеджера, а не як спам від робота.

0/10

Budget

Goal

Timeline

Legal status

Financing

Region

Visa

Payment plan

Source

Decision

10 полів-блокаторів кваліфікації

Угоду не можна рухати далі, поки не заповнені ключові поля. Дані завжди повні й порівнювані, бо якість кваліфікації гарантує процес, а не дисципліна людини.

На практиці

Що відбувається в реальних сценаріях

01Пропущений дзвінок

Жоден пропущений дзвінок не губиться

Клієнт телефонує і не додзвонюється. За 30 секунд йому йде автовідповідь у WhatsApp «бачив ваш дзвінок, наберу за 5–10 хвилин», а менеджеру падає URGENT-задача з дедлайном 5 хвилин. Не передзвонив, і задача йде іншому SDR, ще за пʼять хвилин ескалація фаундерам. Дзвінок не розчиняється в потоці.

02Передача клоузеру

Клоузер отримує угоду з повним контекстом

SDR кваліфікував лід, і угода автоматично йде наступному клоузеру в черзі, без ручного розподілу. Він миттєво отримує в Telegram імʼя, бюджет, мету та нотатки, а клієнт лист «передав вас експерту, він звʼяжеться о 15:00». Угоди понад $500k система спрямовує досвідченішому клоузеру.

03Застрягла угода

Система не дає угоді охолонути

Угода стоїть на стадії «Презентація» довше семи днів, і клоузеру падає задача скинути свіже відео з будівництва чи релевантний кейс. Впала ціна або оновився план оплати, і CRM сама ставить задачу повернути тих, кому раніше було дорого, з персональним повідомленням.

04Новий інвестор

Кваліфікація без перепитувань

Вхідний лід з реклами автоматично стає угодою, дублі відсікаються на вході. Поки не заповнені поля-блокатори, тобто цілі, бюджет і юридичний статус, угоду не можна рухати воронкою. На виході клоузер отримує повний, порівнюваний профіль інвестора.