Jak kancelaria przygotowuje dokumenty klienta w 3 minuty zamiast dwóch godzin

Jeden bot, przez który administratorzy kancelarii zakładają klientów, kompletują cały pakiet dokumentów i pilnują terminów, zamiast kilkunastu ręcznych kroków w różnych serwisach.

3 minPakiet dokumentów na klienta, było 2 godziny

300 hOszczędność czasu w miesiącu

$9K+Oszczędność kosztów w miesiącu

150+Automatycznych maili w miesiącu

Problem

Dokumenty przygotowywane ręcznie

Kilkanaście dokumentów na klienta wypełniano ręcznie. Wolno, a jedna literówka w danych oznaczała przerobienie całego pakietu.

Cele projektu

Zdjąć administrację z drogi zespołu

Zadaniem nie było zatrudnienie kolejnych administratorów, tylko zbudowanie systemu, który bierze na siebie rutynę, czyli onboarding, dokumenty, foldery i terminy, i oddaje zespół pracy z klientami.

Szybkość onboardingu

Założyć klienta w całości w kilka minut: wpis, dokumenty, foldery i list powstają automatycznie z jednej ankiety.

Jeden standard

Gotowe szablony pod każdy typ klienta, dane podstawiają się automatycznie, rozbieżności i literówki wykluczone na wejściu.

Mniej czynnika ludzkiego

Statusy, foldery i przypomnienia prowadzi bot, a nie pamięć pracownika: nic nie ginie i nic nie jest robione dwa razy.

Jeden interfejs

Administrator pracuje w całości z jednego okna, bez skakania między serwisami i arkuszami.

Rozwiązanie

Jeden bot zamiast kilkunastu ręcznych kroków

KlienciCRM · 150+ / mies.

KlientTypStatus

Marek NowakSpółkaGotowe

Lena BąkJDGGotowe

Piotr ZielińskiSpółkaW toku

Iryna KovalJDGGotowe

Tomasz WójcikSpółkaW toku

Anna KowalskaSpółkaZałożony

KLO · Botzakłada klienta

Nowy klient. Wybierz typ:

JDGSpółka

Spółka

Przygotowuję pakiet dokumentów…

Klient założony14 dokumentów gotowychFolder utworzonyMail wysłany

Gotowe. Następny?

Nowy klient. Wybierz typ:

Onboarding pod każdy typ klienta

Administrator wybiera typ klienta, bot pobiera dane, przygotowuje właściwy pakiet dokumentów i zakłada klienta w całości w kilka minut.

Umowa

Pełnomocnictwo

Formularz podatkowy

Wniosek

Ankieta klienta

Zgoda

Umowa

Pełnomocnictwo

Formularz podatkowy

Wniosek

Ankieta klienta

Zgoda

Wniosek

Ankieta klienta

Zgoda

Umowa

Pełnomocnictwo

Formularz podatkowy

Wniosek

Ankieta klienta

Zgoda

Umowa

Pełnomocnictwo

Formularz podatkowy

Generowanie całego pakietu dokumentów

Umowy, pełnomocnictwa, formularze podatkowe i wnioski: cały pakiet powstaje z jednolitych szablonów z danymi klienta, a część formularzy bot wypełnia wprost na portalach państwowych.

Paszport.pdfZaświadczenie.pdfAnkieta_klienta.docx

Struktura folderów klienta

Dla każdego klienta powstaje folder z podfolderami według typów dokumentów, a pliki układają się na swoje miejsca automatycznie.

Gmail

Instrukcja dla klienta

KKLO <biuro@klo.pl>do: anna.kowalska@gmail.com10:24

Dzień dobry, Anna,

instrukcja.pdf+13 plików

Instrukcja dla klienta w jego języku

Gotowa instrukcja pod typ klienta i język idzie do niego mailem razem z dokumentami, bez listu pisanego ręcznie.

Wrzesień 2026ZUS · maile wysłane

ponwtśrczwptsobnd

15ZUS12

20PIT9

25VAT14

30Raport6

Przypomnienia i wysyłki według terminów

Maile z przypomnieniami o terminach trafiają do klientów w odpowiednich datach z gotowych szablonów, bez ręcznego pisania za każdym razem.

W toku3

AKA. Kowalska14 dok.

Wysłane2

W archiwum4

Archiwizacja i statusy

Po zakończeniu pracy sprawa idzie do archiwum, a status klienta aktualizuje się sam: w pracy, wysłane, w archiwum.

W praktyce

Jak to działa na żywo

01Onboarding klienta

Klient założony w kilka minut

Administrator wybiera typ klienta, bot pobiera dane, przygotowuje pakiet dokumentów, tworzy folder klienta i wysyła powitalną instrukcję w jego języku. To, co zajmowało dwie godziny, jest gotowe, zanim klient dopije kawę.

02Pakiet dokumentów

Cały pakiet dokumentów automatycznie

Umowy, pełnomocnictwa, formularze podatkowe, wnioski: dziesiątki dokumentów powstają z jednolitych szablonów z danymi klienta. Część formularzy bot wypełnia wprost na portalach państwowych. Zero literówek, zero poprawek.

03Instrukcja dla klienta

Instrukcja trafia do klienta w jego języku

Gotowa instrukcja powstaje pod typ klienta i język, po czym idzie do niego mailem razem z dokumentami. Klient od razu wie, co robić dalej.

04Przypomnienia o terminach

System sam przypomina o terminach

Maile z przypomnieniami o płatnościach i sprawozdaniach trafiają do klientów w odpowiednich datach z gotowych szablonów: nikt nie trzyma terminów w głowie ani nie pisze ich ręcznie.

05Zamknięcie sprawy

Sprawa zamyka się bez ręcznego sprzątania

Po zakończeniu pracy bot zbiera dokumenty klienta do archiwum, zatrzymuje przypomnienia i aktualizuje status, bez ręcznego czyszczenia arkuszy i folderów.

Bezpieczeństwo

Dane klientów pod kluczem

Kancelaria pracuje z danymi wrażliwymi: dane rejestrowe, umowy, informacje podatkowe. Dostęp i przechowywanie są ułożone tak, żeby te dane nie wyciekały i nie ginęły.

Jeden zabezpieczony dostęp

Wszystkie dokumenty i operacje idą przez jedno konto służbowe: dostęp jest scentralizowany, nic nie leży rozrzucone po prywatnych skrzynkach pracowników.

Dostęp tylko dla zespołu

Z bota mogą korzystać wyłącznie pracownicy z listy dostępu: osoba z zewnątrz nie wejdzie i nie zobaczy danych klientów.

Przechowywanie w jednym miejscu

Dokumenty klientów nie opuszczają zabezpieczonego repozytorium, a listy do klientów nie zawierają linków do systemów wewnętrznych.

Pełny ślad działań

Każde działanie w sprawie jest zapisane: kto utworzył, zmienił lub wysłał dokument. Przejrzyście na wypadek kontroli albo sporu.

Wyniki

Oszczędność czasu, uporządkowane dane i realnie niższe koszty

Od założenia klienta do archiwizacji cała administracja jest zautomatyzowana. Prawnicy wrócili do klientów, a rutynowe godziny zamieniły się w minuty.

Oś czasu

Od ankiety do startu produkcyjnego

Tydzień 1

Audyt procesów

Rozłożyliśmy na części to, jak dziś zakłada się klienta: które dokumenty powstają ręcznie, gdzie mieszkają dane i gdzie ginie czas.

Tydzień 2

Szablony i model danych

Zebraliśmy szablony dokumentów i jedną ankietę klienta, z której podstawiają się wszystkie dane: fundament generowania bez błędów.

Tydzień 3–4

Generowanie dokumentów

Automatyczne składanie umów, pełnomocnictw i formularzy podatkowych, wypełnianie formularzy na portalach państwowych i tworzenie struktury folderów klienta.

Tydzień 5