Jak agencja nieruchomości zaczęła odpowiadać inwestorowi w 5 minut

HubSpot Sales Hub pod sprzedaż nieruchomości z rynku pierwotnego i off-plan inwestorom zagranicznym: kwalifikacja, lejek od zapytania do płatności, SLA na pierwszy kontakt, automatyczne przekazanie SDR → AE i podgrzewanie bazy w jednym oknie.

5 minPierwsza odpowiedź inwestorowi, było kilka godzin

+38%Konwersja z zapytania na transakcję

×2Transakcji w pracy na handlowca

−45%Czas od zapytania do transakcji

Problem

Wolna pierwsza odpowiedź

Leady czekały, aż ktoś się zwolni. Inicjatywę przejmowała konkurencja, a ciepłe zainteresowanie stygło jeszcze przed pierwszą rozmową: w nieruchomościach liczą się minuty.

Cele projektu

Utrzymać tempo i jakość przy rosnącym strumieniu leadów

Zadaniem nie było przeniesienie sprzedaży do CRM, tylko zbudowanie systemu, który wraz ze wzrostem strumienia nie zamienia się w wysypisko kartotek, lecz trzyma tempo i jeden standard.

Szybkość odpowiedzi

Reagować na każde zapytanie w minutach, nie w godzinach: z twardym terminem i auto-eskalacją, żeby żaden lead nie czekał.

Jeden standard kwalifikacji

Ten sam zestaw danych o każdym inwestorze, żeby transakcje były porównywalne, priorytetyzowane i gotowe do przekazania bez dopytywania.

Dyscyplina i przejrzystość

Widoczne opóźnienia, eskalacje i równe obciążenie handlowców: proces, który można obserwować, zamiast na niego liczyć.

Skala bez przepisywania

Modułowa architektura i jeden graf danych bez duplikatów: system rozszerza się na nowe rynki i role, zamiast powstawać od nowa.

Rozwiązanie

Jeden system: tempo, jakość i dyscyplina

Trzy obiekty, jeden graf danych

Contact, Deal i Property są połączone wprost: inwestor, transakcja i nieruchomość bez duplikatów. Dokumenty leżą wewnątrz transakcji, a waluty przeliczają się automatycznie.

Kwalifikacja

$420K2 dni

Prezentacja

Negocjacje

Rezerwacja

Umowa

Sprzedaż

Lejek od kwalifikacji do płatności

Sześć etapów, od kwalifikacji do «Wygrana / Opłacona», z formułami prowizji i czasu na etapie. Zawsze widać, gdzie stoi transakcja i ile kosztuje jej postój.

0:00SLA

SDR0–5 min

SDR #2po 5 min

Founderspo 10 min

SLA 5 minut na pierwszy kontakt

Zadanie «Pierwszy kontakt» ma termin 5 minut. Po przekroczeniu idzie w auto-eskalację: najpierw do innego SDR, potem do founderów. Żaden nieodebrany telefon nie ginie.

Round Robin

AEpo równo

Automatyczne przekazanie SDR → AE

Round Robin dzieli leady po równo między closerów, closer natychmiast dostaje pełny kontekst w Telegramie, a klient ciepłe wprowadzenie. Jakość każdego przekazania jest punktowana.

myśli

Raport regionalny

Przypomnienie o transakcji

Cena spadła

Podgrzewanie bazy, gdy klient się zastanawia

Miesięczny raport o regionie, zadanie przy zastoju na prezentacji i automatyczny powrót przy nowych warunkach: system sam przypomina o sobie w imieniu handlowca, a nie jak spam od robota.

0/10

Budget

Goal

Timeline

Legal status

Financing

Region

Visa

Payment plan

Source

Decision

10 pól blokujących kwalifikację

Transakcji nie da się przesunąć dalej, dopóki kluczowe pola nie są wypełnione. Dane są zawsze pełne i porównywalne, bo jakość kwalifikacji gwarantuje proces, a nie czyjaś dyscyplina.

W praktyce

Co dzieje się w prawdziwych scenariuszach

01Nieodebrany telefon

Żaden nieodebrany telefon nie ginie

Klient dzwoni i nie może się dodzwonić. W 30 sekund dostaje automatyczną odpowiedź na WhatsAppie: widzieliśmy połączenie, oddzwonimy za 5 do 10 minut, a handlowiec dostaje zadanie URGENT z terminem 5 minut. Jeśli nie oddzwoni, zadanie idzie do innego SDR, a pięć minut później do founderów. Telefon nie rozpływa się w strumieniu.

02Przekazanie closerowi

Closer dostaje transakcję z pełnym kontekstem

SDR zakwalifikował leada i transakcja automatycznie trafia do kolejnego closera w kolejce, bez ręcznego rozdzielania. Closer od razu ma w Telegramie imię, budżet, cel i notatki, a klient e-mail: przekazaliśmy pana do eksperta, odezwie się o 15:00. Transakcje powyżej 500 tys. dolarów system kieruje do bardziej doświadczonego closera.

03Zablokowana transakcja

System nie pozwala transakcji ostygnąć

Transakcja stoi na etapie «Prezentacja» dłużej niż siedem dni i closer dostaje zadanie, żeby wysłać świeże wideo z budowy albo trafny przykład. Spadła cena lub zmienił się plan płatności, a CRM sam tworzy zadanie, żeby wrócić do tych, dla których wcześniej było za drogo, z osobistą wiadomością.

04Nowy inwestor

Kwalifikacja bez dopytywania

Lead z reklamy automatycznie staje się transakcją, a duplikaty są odcinane na wejściu. Dopóki pola blokujące, czyli cele, budżet i status prawny, nie są wypełnione, transakcji nie da się przesunąć w lejku. Na wyjściu closer dostaje pełny, porównywalny profil inwestora.

Wyniki

Zbudowane i uruchomione w jeden miesiąc

Od zaprojektowania architektury do startu produkcyjnego: jeden graf danych bez duplikatów, dyscyplina tempa odpowiedzi i gwarantowana jakość kwalifikacji.